Gå til hovedindhold

Retningsliner for Hjertet

Pas godt på Hjertet.

  • Læs op

Indhold

    Retningslinjer

    Forord

    Hjertet er et anderledes hus. Her er ingen husinspektør, som klarer alt det praktiske, og som kan kontaktes døgnet rundt. Det er brugerne, der skal få huset til at fungere, og som selv skal stille op og rydde væk - alt afhængig af hvilke faciliteter, som benyttes. 

    Vi har et fælles ansvar for at tingene fungerer og for at passe på huset.

    I denne vejledning findes retningslinjerne for lån af Hjertets lokaler og faciliteter.

    Hjertet er omfattet af Ikast-Brande Kommunes overordnede praksis om, gratis, at stille lokaler til rådighed for foreninger, hvor aktiviteten kun er for børn og unge under 18 år. 
    Såfremt der er to eller flere deltagere over 18 år, skal der betales gebyr jf. kommunens takstblad for udlån af kommunale lokaler.

    På Hjertet er det muligt for alle typer af foreninger og grupper at booke og sæsonbooke, såfremt de opfylder betingelserne.

    Lokalerne kan ikke lånes til erhvervsmæssige, kommercielle eller private formål ligesom der kan være særlige regler for de enkelte lokaler.

    Hvem kan låne lokaler?

    Godkendte foreninger og aftenskoler i Ikast-Brande Kommune kan låne lokaler i Hjertet

    Andre foreninger i Ikast-Brande Kommune under forudsætning af:

    • at de er organiseret som en forening med vedtægter, der beskriver foreningens formål
    • at foreningen tilbyder folkeoplysende aktiviteter
    • at foreningen har en bestyrelse
    • at foreningen er demokratisk opbygget
    • at foreningen bygger på aktivt medlemskab og har mindst 5 betalende medlemmer
    • at foreningen som udgangspunkt er åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål
    • at foreningen er hjemmehørende i Ikast-Brande Kommune o At foreningen har aktiviteter, som er almennyttig og kontinuerlig

    Paraplyorganisationer, der gennemfører fællesarrangementer for medlemsforeninger, der er hjemmehørende i Ikast-Brande Kommune.

    Frivillige sociale foreninger i Ikast-Brande Kommune, som er åbne for alle og varetager opgaver, som er forenelige med Folkeoplysningslovens regler og/eller til gavn for almenvellet 

    Foreninger/grupper i Ikast-Brande Kommune, hvortil der ud fra saglige kriterier er begrænset adgang, og som har et formål som understøtter almenvellet. 

    Selvorganiserede grupper i Ikast-Brande Kommune, som er åbne for alle og som understøtter almenvellet

    Kommunale institutioner.

    Såfremt der er to eller flere deltagere over 18 år, skal der betales gebyr jf. kommunens takstblad for udlån af kommunale lokaler. Dette gælder dog ikke for godkendte aftenskoler.

    Opkrævning sker pt. to gange om året og fremsendes via eBoks til det CVR eller CPR der er blevet oplyst i forbindelse med bookingen.

    Foreninger fra andre kommuner

    Foreninger og grupper fra andre kommuner, der ønsker at benytte Hjertet, skal uanset alder, betale gebyr jf. kommunens takstblad. Foreninger og selvorganiserede grupper fra Ikast-Brande Kommune har førsteret til lokalerne

    Ikast-Brande Kommune kan afvise foreninger og selvorganiserede grupper fra andre kommuner, såfremt det vurderes, at der ikke er tilstrækkelig tilknytning til Hjertet, eller det vurderes, at der ikke er tale om passende brug.

    Private/kommercielle, kommercielle og erhvervsmæssige udlån

    Hjertet kan ikke udlånes til private fester/formål, kommercielle eller erhvervsmæssige formål. Her henvises til private lokaler såsom hoteller, kroer, forsamlingshuse, haller o.l.

    Ikast-Brande Kommune kan i særlige tilfælde henvise enkeltstående arrangementer til ISIB Ejendomsselskab bag Hjertet, som vil forestå udlejningen på markedsvilkår.

    Såfremt arrangementet ikke stemmer overens med Hjertes formål og brugere, vil arrangementet blive afvist.

    Børneattester og 'Erklæring om indhentelse af børneatttest'

    Alle godkendte folkeoplysende foreninger, der låner lokaler, har ifølge folkeoplysningsloven pligt til at afgive erklæring om indhentning af børneattester.

    Erklæringen er bl.a. en betingelse for, at der kan anvises lokaler.

    Erklæringen kan findes og indsendes på Aktiv Ikast-Brande og skal indsendes én gang om året.

    For øvrige foreninger og grupper kan Ikast-Brande Kommune kræve, at der skal afleveres en børneattesterklæring, for at kunne tage et lokale i anvendelse.

    Formålet med aktivteten, herunder formål og gruppen bag, skal altid oplyses ved booking.

    Principper for tildeling af lokaler

    Alle grupper, foreninger og institutioner i Ikast-Brande Kommune kan booke lokaler i Hjertet. Det er som udgangspunkt efter først-til-mølle - eller ud fra optimal udnyttelse af det enkelte lokale.

    Sæsonbookinger skal ansøges inden 1. juni for den efterfølgende sæson.

    Ikast-Brande Kommune kan flytte aktiviteter til et andet lokale i Hjertet, såfremt det vurderes, at der ikke er sammenhæng mellem antallet af deltagere, lokalets størrelse og selve aktiviteten i det/de ansøgte lokale(r).

    Partipolitiske foreninger

    Partipolitiske foreninger kan låne lokaler på Hjertet på samme vilkår om øvrige foreninger, men dog kun til åbne og enkelstående arrangementer.

    Hvilke lokaler kan lånes?

    På Hjertet kan følgende lokaler lånes inden for åbningstiden:

    • Multisal
    • Refleksionsrum
    • Streetsportshal
    • Lokale 1
    • Lokale 2
    • Lokale 3
    • Lokale 4 – efter kl. 17.00
    • Lokale 5 – efter kl. 17.00
    • Lokale 6 – efter kl. 17.00

    Derudover kan der ansøges om at lån af cafe-, torv og sceneområdet. Dette kræver dog, at der er tale om store og/eller åbne arrangementer hvor andre på samme tid har adgang - kontakt derfor altid Fritid inden du eksempelvis begynder at arrangere og invitere.

    Nogle af Hjertets lokaler kan først bookes fra kl. 17.00, idet Hjertets faste lejere benytter dem indtil dette tidspunkt.

    Ansøgning om lån af udendørsanlæg ved Hjertet

    Arealet rundt om Hjertet til udendørs aktiviteter kan som udgangspunkt ikke lånes, idet det skal være tilgængeligt for alle.

    Ekstraordinære forespørgsler omkring lån af udendørs arealer skal rettes til Ikast-Brande Kommune på e-mail: fritid@ikast-brande.dk.

    Inventar og teknisk udstyr

    Inventar som borde og stole kan anvendes i det pågældende lokale, men må ikke fjernes fra lokalet uden aftale med Ikast-Brande Kommune. Udstyr i depoter, herunder ekstra stole og borde, kan frit anvendes, men kræver nøgle, som kun kan lånes i forbindelse med booking.

    Alle lokaler er udstyret med projektor og tavle og må frit benyttes. I enkelte lokaler forefindes HDMI-kabler til opkobling, men vi anbefaler at der anvendes AirTame (www.airtame.com/download) som danner en trådløs opkobling fra computer til projekter.

    Det er muligt at låne mikrofon til multisalen, refleksionsrummet, torvet/scenen og streetsporthallen. Disse er placeret i nærmeste depot og kræver nøgle som udlånes af Ikast-Brande Kommune.

    Det er muligt at låne et mobilt teleslynge-anlæg, som kan anvendes i forbindelse med foredrag og lignende. Det er et selvstændigt anlæg, som gør det muligt at dække et areal op til 100 m2. Vejledning samt formular til bestilling af mobil teleslynge-anlæg findes på Hjertet.nu.

    Det er muligt at tilkoble en enhed såsom computer, mobiltelefon, tablet eller lign. til højtalerne i multisalen, refleksionsrummet og streetsport-hallen. Enheden tilkobles via et minijack-stik der hænger på væggen.

    Vejledning til anvendes af projektor, mikrofon og højttalerne kan findes på Hjertet.nu samt på infoskærmene

    Det er kun muligt at kontakte det bygningsansvarlige/teknisk personale på telefon 9960 4640 i forbindelse med akutte tekniske udfordringer på Hjertet.

    Ikke akutte henvendelser skal sendes til e-mail: hjertet@ikast-brande.dk

    The-køkken

    Det er muligt at anvende the-køkkenet, samt service i stueetagen, i forbindelse med møder og anden aktivitet. Brugt service skal vaskes op og sættes på plads efter brug.

    Der forefindes opvaskemiddel, viskestykker, kaffemaskine og service til 50 personer i the-køkkenet.

    Nøgle til the-køkkenet kan udleveres ved henvendelse til Fritid.

    The-køkkenet på første sal må kun benyttes af Unge og Uddannelse.

    Hvordan lånes lokaler i Hjertet?

    Alle foreninger og grupper der opfylder betingelserne, kan låne lokaler i Hjertet.

    Det er muligt at låne lokaler i Hjertet hele året med undtagelse af følgende dage: 24/12, 25/12, 30/12 og 31/12.

    Der skelnes mellem to former for udlån af lokaler.

    Sæsonbooking; Foreningens/gruppens sæson, som afgrænser sig til en periode på en bestemt ugedag og bestemt tidsrum (fx holdtræning hver onsdag fra 1. nov. til 31. maj eller træning den første mandag i hver måned).

    Almindelig booking; Lån af et lokale for én eller flere datoer (fx til foreningsmøder).

    Alle lokaler skal ansøges via Aktiv Ikast-Brande (kræver brugeroprettelse).

    Sæsonbooking

    Hvis en forening eller gruppe ønsker at låne lokaler til en sæson, skal der ansøges via www.Hjertet.nu. Dette skal ske via formand, kasserer eller kontaktperson.

    Der skal udfyldes en lokaleansøgning for hvert enkelt lokale, hold, tid og ugedag, og samtlige felter skal udfyldes. Ansøgningsfristen er den 1. maj. Foreningerne kan 1. juni se på Aktiv Ikast-Brande, hvilke sæsonlån, de har fået. Derudover vil alle ansøgninger modtage svar på deres ansøgning via e-mail.

    Almindelig booking

    Grupper og foreninger, der ønsker at booke et lokale til én eller flere datoer, skal via formand, kasserer eller kontaktperson, ansøge på Aktiv Ikast-Brande.

    Fristen for at ansøge om alm. booking er hurtigst muligt, dog senest 5 hverdage før den ønskede tid. Såfremt der ansøges senere kan ansøgningen blive afvist.

    Overblik over dine reservationer

    Det er muligt at få et overblik over dine egne reservationer i Hjertet ved at logge ind på Aktiv Ikast-Brande og gå til punktet "Mine bookinger".

    Skolernes ferie

    Alle lokaler i Hjertet vil som udgangspunkt kunne lånes inden for åbningstiden, såfremt Hjertets faste lejere ikke benytter disse.

    Ændring eller annullering af en godkendt booking

    Du kan selv ændre eller annullere din godkendte booking ved at logge ind på Aktiv Ikast-Brande og gå til siden "Mine bookinger". Ændringer og annulleringer skal foretages senest 5 døgn inden din aktivitet finder sted.

    Overnatning (indkvartering)

    Det er ikke muligt at overnatte eller blive indkvarteret i Hjertet.

    Rettigheder og pligter

    Ansvar

    I forbindelse med lån af et lokale, vil det som udgangspunkt altid være ulåst, og der behøves derfor ingen nøgle til selve lokalet.

    Såfremt der er behov for adgang til redskabsrum eller mikrofonudstyr, skal dette anmodes om i forbindelse med ansøgning om lokaler, og der kan derefter lånes en nøgle ved Ikast-Brande Kommune. Nøglen er personlig og må ikke lånes ud til andre.

    Foreningerne/gruppen har ansvaret for lokalet i tildelingsperioden samt for, at eventuelle redskabsrum er aflåste, når de forlades. Der skal altid være en ansvarlig person over 18 år fra foreningen/gruppen til stede, som tegner foreningen.

    Rekvisitter fra redskabsrummene, skal ved bookingens ophør, stilles tilbage på de anviste pladser. Såfremt dette ikke sker, vil Ikast-Brande Kommune opkræve et gebyr på 320 kr.

    Husk at lukke vinduer og slukke lyset. Udgifter i forbindelse med udbedring af evt. skader på lokaler og/eller inventar skal ved krav fra Ikast-Brande Kommune betales af foreningen/gruppen.

    Husk, at lokalerne bruges af mange. Såfremt der ikke har været ryddet op, da I kom, eller hvis der er problemer med vandhaner, toiletter, lys eller andet, skal dette meddeles Hjertet. På www.Hjertet.nu er det muligt at udfylde en blanket vedrørende fejl og mangler, som sendes direkte til det tekniske personale.

    Der kan være særlige regler for de enkelte lokaler. Det er foreningens ansvar, at den ansvarlige bruger er bekendt med sit ansvar for lokalets brug.

    Korrekt benyttelse og overholdelse af tider

    Lokalerne må kun benyttes til de aktiviteter og formål, som er godkendt af Ikast-Brande Kommune.

    Det er foreningens pligt at sørge for almindelig oprydning, når udlånet af lokalet afsluttes. Borde, stole og andet inventar stilles som ved modtagelse af lokalet, med mindre andet er aftalt, ligesom det er lånerens ansvar at klargøre lokalerne, eksempelvis at stole og borde står korrekt, som anført i lokalet, samt at bordene er tørret af og gulvet fejret – klude og koste forefindes i the-køkkenet.

    OBS! Det er ikke tilladt for grupper og foreninger, der tildeles lokaler til foreningens aktiviteter, at udlåne eller udleje lokaler ud til andre foreninger eller personer.

    Lokalerne skal mandag til torsdag være forladt kl. 22.00. Fredag, lørdag og søndag skal lokalerne være forladt kl. 20.00.

    Det betyder at oprydning og evt. omklædning skal foregå inden lokalerne skal være forladt.

    Aflysning af bookinger

    Som låner har man pligt til at meddele, hvis lokalet alligevel ikke skal anvendes, eller hvis det skal bruge i et kortere tidsrum end booket, således at andre kan få glæde af lokalet. Alle tildelte, men ubenyttede tider skal aflyses og senest 5 døgn inden anvendelse.

    Det gælder også, hvis en forening/gruppe har fået tildelt tider hver uge, men kun har mulighed for at udnytte tiden hver anden uge. Hvis tiden ikke aflyses, bliver foreningen/gruppen opkrævet 320 kr. pr. gang.

    Hvis du skal afbooke eller rette en booking senere end 5 døgn inden anvendelse, så skal du kontakte Fritid, som kan foretage ændringen.

    Kontakt os på e-mail: fritid@ikast-brande.dk

    Tilsyn og misligeholdelse

    Det er afgørende, at foreninger og grupper anvender Hjertets faciliteter til det formål der oplyses og at Hjertets ordensregler overholdes. Ved fast lån føres der tilsyn med, om tiderne bliver brugt.

    Hensigten er, at så mange som muligt skal kunne have glæde af lokalerne. Ved udeblivelse uden afbud, er låneren ansvarlig for lokalet.

    Ved en registreret udeblivelse uden afbud, vil der blive givet en skriftlig advarsel om, at tiden ved næste registrerede udeblivelse uden afbud, uden yderligere varsel kan blive inddraget og stillet til rådighed for andre med behov for at anvende det specifikke lokale.

    Ikast-Brande Kommune vil ved udeblivelse,opkræve den udeblevne part et gebyr på 320 kr.

    Ved misbrug kan gruppen eller foreningen udelukkes fra brug af Hjertets faciliteter.

    Det kan fx være, hvis aftaler om oprydning, aflåsning etc. ikke overholdes. Der skal gives en skriftlig begrundelse for udelukkelse fra brug af lokaler. Foreningen har i sådanne tilfælde mulighed for at klage over afgørelsen.

    Ved misbrug vil Ikast-Brande Kommune også have mulighed for at pålægge gruppen eller foreningen et gebyr, svarende til taksten for manglede afbooking.

    Videoovervågning

    Der er opsat videoovervågning i Hjertet. Optagelser kan udleveres til politi og forsikringsselskaber.

    Opbevaring af eget udstyr og rekvisitter

    Faste brugere af Hjertet kan låne et skab til eget udstyr og rekvisitter. Nøgle udleveres af Ikast-Brande Kommune efter konkret henvendelse til Fritid på e-mail: fritid@ikast-brande.dk.

    Derudover er det tilladt at benytte de aflåste redskabsrum til større rekvisitter, såsom måtter og bolde. Tingene skal mærkes med navn på forening. Alle redskaber og rekvisitter i redskabsrummene kan dog blive anvendt af andre brugere af Hjertet. Anbringelse af eget rekvisitter sker på egen regning og risiko.

    Rygning

    Rygning i Hjertet er ikke tilladt og medfører bortvisning.

    Dyr

    Dyr må ikke medtages i Hjertet, dog er førerhunde undtaget.

    Forsikring af egne rekvisitter

    Når en gruppe eller forening medbringer sine egne rekvisitter, kun til brug af foreningens medlemmer, og de skal opbevares i et redskabsrum/skabe, skal foreningen selv tegne en løsøreforsikring.

    Skader på lokaler og inventar

    Skader på bygninger og inventar opstået i forbindelse med udlån meddeles samme dag til Hjertet, ved at benytte formularen på www.Hjertet.nu.

    Skaden betales af skadevolder eller dennes forsikring.

    Klageadgang

    En låner har ret til at klage over en afgørelse, som er truffet af Ikast-Brande Kommune om lån af lokaler på Hjertet.

    Klage over en afgørelse sendes til Ikast-Brande Kommune, Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast.

    Klagen skal være indgivet senest 2 uger efter modtagelsen af afgørelsen.

    En klage over en afgørelse i forbindelse med udmelding af sæsonbookingen for den kommende sæson skal være indgivet senest 14. juni.